Blog

Các CEO thành công quản lý thời gian như thế nào?

Sử dụng ít hòm thư, cắt ngắn cuộc họp và tránh lên lịch trình cho từng phút… là những nhữngh quản lý thời gian hiệu quả của những CEO.

Là người dẫn dắt công ty, các giám đốc điều hành (CEO) thường phải dành thời gian cho các nhóm lãnh đạo, quản lý cao cấp, thành viên hội đồng quản trị, nhà đầu tư, truyền thông… Do đó, họ phải biết cách sử dụng thời gian hợp lý để chắc chắn hiệu quả làm việc cho cả bản thân và vận hành của công ty, theo CNN.

Theo 1 khảo sát về cách sử dụng thời gian của 27 CEO của các công ty lớn và phần đông đã niêm yết được thực hiện bởi Michael Porter, giám đốc Viện Chiến lược và Cạnh tranh ở trường kinh doanh Harvard và Nitin Nohria – hiệu trưởng của trường, trung bình các CEO làm việc 62,5 giờ mỗi tuần.

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, các CEO dành dao động 4 giờ/ngày để làm việc vào phần đông cuối tuần và dao động 2,5 giờ/ngày trong các kỳ nghỉ. Tuy nhiên, cách sử dụng thời gian cũng chọn lọc sự thành công của họ.

"Cách các CEO phân bổ thời gian và sự hiện diện của mình…là rất quan trọng, không chỉ đối có hiệu quả làm việc của họ mà còn có cả hiệu quả vận hành của công ty", Porter và Nohria viết trên ấn phẩm Harvard Business Review.

Dựa trên kết quả khảo sát, Porter và Nohria đưa ra các lời khuyên cho các CEO về việc sử dụng thời gian hiệu quả.

Họp ngắn hơn

Các CEO tham dự khảo sát cho biết dao động 1/3 các cuộc họp của họ trung bình kéo dài dao động 1 giờ, trong khi đó dao động 38% diễn ra lâu hơn.

"Thời gian 'tiêu chuẩn' dành cho các cuộc họp nên được xem xét theo hướng cắt ngắn. Việc này có thể giúp tăng thêm đáng kể hiệu quả làm việc của các CEO. Họ cho biết các cuộc họp 1 giờ thường có thể cắt xuống còn 30 phút hoặc thậm chí 15 phút", Porter và Nohria cho biết.

Dành thời gian làm việc 1 mình

Các CEO là người đưa ra định hướng, tầm nhìn, định ra các chiến lược của công ty và truyền tải những điều đó cho các cổ đông. Và rất khó để làm được điều đó nếu không có đủ thời gian. Trung bình các CEO tham dự khảo sát dành dao động 28% thời gian để làm việc 1 mình, trong đó phần đông dành dao động 1 giờ hoặc ít hơn.

"Các CEO cần tận dụng dao động thời gian ý nghĩa được làm việc 1 mình và tránh xao nhãng khi gắng sức xử lý những vấn đề phát sinh", Porter và Nohria cho biết.

Giao việc nhiều hơn

Can thiệp quá sâu vào vận hành hàng ngày có thể khiến các CEO không còn thời gian cho những việc quan trọng nhất.

"Chúng tôi phát hiện ra rằng nhiều CEO gặp khó khăn trong việc thoát khỏi vai trò giám đốc vận hành (COO) hay chủ tịch trước đó mà họ từng làm. Một số cũng quên mất rằng đội ngũ quản lý cao cấp là những người chịu trách nhiệm chính trong nhiều vận hành đánh giá và thông báo cho CEO theo định kỳ", Porter và Nohria viết.

Sử dụng hòm thư ít hơn

Các CEO cho biết họ dành dao động 61% thời gian cho việc tương tác trực tiếp và dao động 24% qua những hình thức điện tử. Dù hòm thư là 1 hình thức giao tiếp hiệu quả, nhưng nó cũng gây lãng phí thời gian.

"Các CEO nên biết rằng đa số các hòm thư có nội dung về những vấn đề mà họ không cần phải can thiệp và chúng thường kéo họ vào luồng vận hành không có điểm dừng", Porter và Nohria cho biết.

Họ nên để cho trợ lý phân loại hòm thư và giao việc xử lý các vấn đề hàng ngày cho cấp dưới.

Ngoài ra, việc gửi quá nhiều hòm thư cũng khiến công việc trở nên kém hiệu quả. "Email từ CEO có thể tạo ra 1 vòng tròn giao tiếp luẩn quẩn và tạo ra các quy tắc sai lầm, đặc thù là khi chúng được gửi vào đêm muộn, cuối tuần hoặc vào kỳ nghỉ".

Không lên lịch trình cho từng phút

Các CEO tham dự khảo sát trung bình dành dao động 25% thời gian của mình cho các vấn đề phát sinh. Theo Porter và Nohria, điều này rất quan trọng, giúp các CEO có thể luôn sẵn sàng cho những cuộc họp bất ngờ hoặc giải quyết những vấn đề phát sinh lớn.

Giữ tương tác có nhân viên

Các CEO tham dự khảo sát dành dao động 14% của mình cho các quản lý cấp thấp và dao động 6% cho các nhân viên bình thường.

"Các CEO phải ở trạng thái có thể tiếp cận được và tìm cách để tương tác 1 cách có ý nghĩa có nhân viên ở toàn bộ các cấp độ. Điều này không chỉ giúp họ nắm bắt được điều gì đang diễn ra ở công ty, mà còn giúp họ định hướng cũng như truyền tải các giá trị của tổ chức tới đội ngũ nhân viên", Porter và Nohria khuyên.

Việc này cũng giúp các CEO hiểu hơn về những vấn đề của nhân viên.

"Quan hệ có nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau giúp các CEO xây dựng niềm tin, uy tín trong mắt nhân viên – điều rất quan trọng trong việc tạo động lựcvà giành được sự ủng hộ của họ", Porter và Nohria viết.

Dành thời gian cho cuộc sống riêng

Các CEO tham dự khảo sát luôn biết rằng họ cần phải nghỉ ngơi và sinh hoạt lành mạnh. Trung bình họ ngủ dao động 7 giờ mỗi đêm. Khoảng 9% thời gian (45 phút) ngoài công việc của họ được dành để tập gym, thể thao. Các vận hành ngoài công việc chiếm dao động 25% (tương đương 6 giờ/ngày) thời gian của họ, trong đó 1 nửa là cho gia đình.

"Để duy trì cường độ công việc, CEO cần phải vận hành như cách vận động viên chuyên nghiệp thường làm. Điều đó có nghĩa là phải phân bổ thời gian cho vận hành chăm sóc sức khỏe và nghỉ ngơi", Porter và Nohria khuyên.

Các khách mua đang xem chuyên mục blog dackhukinhtebacvanphong.info của dackhukinhtebacvanphong.info

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Close